الاجتماع في أثناء السير هو ببساطة اجتماعٌ يتمُّ أثناء السَّير بدلًا من عقده داخل مكتب أو غرفة اجتماعات أو مقهى حيث تُعقَد الاجتماعات عادة. كتبت نيلوفر مِرشانت في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو عن تحولها الشخصي إلى الاجتماعات في أثناء السير بعد أن أدركت أنها مثل العديد من الأمريكيين، تجلس أكثر من اللازم في أثناء العمل. وبدَّلت مِرشانت الاجتماعات داخل المقاهي بالاجتماعات في أثناء السير وشهدت فوائد ذلك على الفور. على نحو مماثل، ترى مِلمِد أن مجرد عقد بعض من اجتماعاتها وهي سائرة قد منحها الوقت اللازم “كي ترتاح قليلًا” لتصبح كاتبة ناجحة.
تظهر الأبحاث الحديثة أن فعل السَّير يزيد التفكير الإبداعي، وهو ما يدعم بالتأكيد فائدة الاجتماعات السائرة. وثمة قصص كثيرة تثبت أيضًا أن الاجتماعات في أثناء السير تؤدي إلى مزيد من المحادثات الصادقة مع الموظفين، فضلاً عن كونها أكثر إنتاجيةً من الاجتماعات التقليدية التي تتمُّ والمشاركون جالسون.
دراسة على 150 شخص
وعليه فقد قمنا بدراسة استكشافية للفوائد المترتبة على السَّير، وأجرَيْنا استبيانًا لحوالي 150 بالغًا من العاملين في الولايات المتحدة الأمريكية، لجمع مدخلات بشأن الاجتماعات في أثناء السير وعادات العمل. باختصار، وجدنا أن نسبة 5,25% من المشاركين في الاجتماعات في أثناء السير يذكرون أنهم يتمتعون بالإبداع في وظائفهم بخلاف الأشخاص الذين لا يعتادون هذه النوعية من الاجتماعات. فضلًا عن أن إجاباتهم تشير إلى أن الاجتماعات في أثناء السير تدعم المشاركة المعرفية، أو التركيز على الوظيفة. بينما تَذكُر نسبة 8,5% من المشاركين في هذه الاجتماعات أنهم يظهرون مستويات مرتفعة من المشاركة.
ما وجدناه يؤيد الفكرة القائلة بأن الاجتماعات في أثناء السير مفيدة للعاملين. ولكن، هل تُعدُّ الزيادة في الإبداع بنسبة 5,25% وسيلة لإنجاز العمل أو تعطيله؟ على الأرجح، هي ليست كذلك. ومع ذلك، لننظر إلى هذه النتائج من جانب العلاقة بين التكاليف والفوائد. فإن التكاليف المترتبة على المشاركة بانتظام في الاجتماعات في أثناء السير تقترب من الصفر. تذكَّر أن الاجتماعات في أثناء السير ليست فترات راحة من العمل. فهي تظل اجتماعات عمل، بغض النظر عن مكان عقدها، سواء في مكتب شخص أو في أثناء السير على مقربة من البناية التي يوجد بها مكتبك. وقد لا تشكل وسيلة أقل كلفة عن غيرها في سبيل تحقيق زيادة معقولة في الإبداع والمشاركة الوظيفية.
الاجتماعات اثناء السير تزيل الحواجز بين المدير ومرؤسيه
ولكن كيف تحقق الاجتماعات في أثناء السير هذه الفوائد الإيجابية في مكان العمل؟ الدكتور تيد إيتان، المدير الطبي لمركز كيزر بيرماننت للصحة العامة والمدافع عن مفهوم الاجتماعات في أثناء السير، يطرح بعض الأفكار في هذا الشأن. أولًا: ومن منظور متعلق بالكيمياء العصبية، يؤكد دكتور إيتان أن أدمغتنا تسترخي أكثر في أثناء السَّير نظرًا لإطلاق الجهاز العصبي بعض العناصر الكيميائية؛ ما يحفز الوظيفة التنفيذية للدماغ، والتي تتحكم – من بين أمور أخرى- في كيفية تركيزنا على المهام والتعامل مع الأحداث غير المتوقعة. ويبدو أن الإجابات المفتوحة التي وردتنا في هذا الاستبيان تؤيد هذا الأمر عن طريق الإشارة إلى لحظات من الإبداع أطلقت الاجتماعات في أثناء السير شرارتها.
علاوة على ما سبق، يعتقد دكتور إيتان أن الاجتماعات في أثناء السير تؤدي إلى مشاركة وظيفية أفضل عن طريق إزالة الحواجز بين المدير ومرؤوسيه أو بين الزملاء في العمل. ويرى أن توطيد العلاقات المتحقق من خلال الاجتماعات في أثناء السير هو بمثابة نسخة مصغرة من الترابط الذي يمكن اختباره عندما يسافر الزملاء معًا في رحلات عمل. لقد اختبر ديفيد هايمز، مدير أول بإدارة تطوير المنتجات في شركة أوراكل، هذا الأمر في اجتماعاته مع أعضاء فريقه، فيقول: “حقيقة أننا نسير جنبًا إلى جنب يعني أن الحديث أقرب إلى حديث ندين، على عكس وجودي خلف مكتب وهم على الناحية الأخرى من المكتب؛ ما يعزز فكرة التسلسل الهرمي للسلطة في الشركة”.
ليست كل الاجتماعات مناسبة لعقدها أثناء السير
بالطبع، ليست جميع الاجتماعات مناسبة لعقدها سيْرًا على الأقدام (وليس كل شخص قادرًا بدنيًّا على المشاركة في الاجتماعات في أثناء السير). أحيانًا، يكون من الجيد أن تمتلك مواد أو سبورة بيضاء بالقرب منك، وفي أحيان أخرى، كما هو الحال في مفاوضة حادة، فمن الضروري أن يتمَّ الأمر وجهًا لوجه. وأكثر الاجتماعات ملاءمة لعقدها سيْرًا هي الاجتماعات التي تجمع بين الزملاء حيث يناقشون قرارات أو يحاولون اكتشاف حلول ممكنة لأمر ما. في حقيقة الأمر، وفيما اتضح من الاستبيان، فإن المشاركين في هذه الاجتماعات ممن يشغلون مناصب إدارية ومهنية شهدوا دَفعَة من الإبداع بفضل الاجتماعات سيرًا على الأقدام أكثر ممن يشغلون مناصب فنية أو تنفيذية (ومع ذلك حققت جميع الفئات بعض الفوائد من هذه النوعية من الاجتماعات).
إن كنت قد شعرت بالإلهام وترغب في تجربة الاجتماعات سيرًا على الأقدام، إليك فيما يلي عددًا من النصائح التي يمكن أن تساعدك على عقد هذه الاجتماعات بطريقة جيدة:
“فَكِّر في تضمين وُجهَة “غير ذات صلة” في طريقك. يتحدث دكتور إيتان، الذي يقع مكتبه في واشنطن العاصمة، كثيرًا عن واشنطن كولوسيوم كمكان للتنزه، ويشير إلى أنه المكان الذي قدَّم فيه فريق البيتلز أول حفل له في الولايات المتحدة. إن ذكر نقطة جذب يمنح المزيد من المنطق والحافز للآخرين كي يذهبوا في جولة معك سيرًا على الأقدام.
تجنب أن تكون وُجهتك مصدرًا لاكتساب المزيد من السعرات الحرارية. إحدى الحجج التي تؤيد الاجتماعات سيرًا على الأقدام تتمثل في الفوائد الصحية المتحققة منها. مع ذلك، تنتهي هذه الفائدة عندما يقودك الاجتماع إلى احتساء مشروب الموكا بالشيكولاتة البيضاء المحتوي على 425 سعرًا حراريًّا، والذي قد لا يكون متاحًا في أثناء الاجتماعات الأخرى.
لا للمفاجأة ونعم للاستعداد
لا تفاجئ الزملاء أو العملاء باجتماعات سيرًا على الأقدام. من الجيد أن تقترح القيام بجولة سَيْر، إذا بدا الأمر ملائمًا في وقتها، طالما أنك لن تمانع في تأجيل الأمر “لمرة قادمة”. ولكن إن كنت تخطط مسبقًا في أن تمضي وقتك مع أشخاص في اجتماع سيرًا على الأقدام، فمن اللائق أن تخطرهم بذلك مسبقًا. فذلك يتيح لهم فرصة ارتداء الملابس التي تريحهم، وربما يغيرون الأحذية أيضًا. تستطيع أن تحضر أيضًا زجاجات مياه لتقديمها للمشاركين في الأيام الدافئة أو الحارة.
اصطحب مجموعات صغيرة. ينصح هايمز بألا يضم الاجتماع سيرًا على الأقدام أكثر من ثلاثة أشخاص.
استمتع بوقتك. استمتع بتجربة المزج بين العمل وممارسة بعض الرياضة واستنشاق الهواء النقي. ربما تكون هذه النصيحة الوحيدة التي لا نحتاج إلى منحك إياها. ويشير ما خلصنا إليه من بيانات إلى أن الأشخاص الذين يشاركون في الاجتماعات سيرًا على الأقدام يشعرون بمزيد من الرضا عن وظائفهم بعكس زملائهم الذين لا يشاركون في هذه الاجتماعات.
طبقًا للاستبيان الذي أجريناه والفكرة المعروفة بأن السير بوجه عام أمرٌ جوهري للتمتع بصحة جيدة، فلا يبدو أن ثمة حجة جيدة ضد ممارسة الاجتماعات سيرًا على الأقدام كعادة من عادات العمل – أو على الأقل تعارض تجربتها.
راسل كليتونهو مدرس مساعد في علم الإدارة بجامعة سان ليو، كلية دونالد تابيا لإدارة الأعمال. تابعه على تويتر على حساب @ProfessorRWC.
كريس طوماسهو مدرس مساعد في علم الإدارة بجامعة سان لويس، كلية جون كوك لإدارة الأعمال.
جاك سموذرس هو مدرس مساعد في علم الإدارة بجامعة إنديانا الجنوبية، كلية رومان لإدارة الأعمال.
الترجمة برعاية
مركز الترجمة والتحرير والإعلام (TEAM) Translation, Editing And Media Center أحد مراكز مجموعة (CMI) الدولية.
